Jak ograniczyć koszty delegacji pracowników?

Z delegowaniem pracowników zawsze wiążą się pewne wydatki. Pracodawcy muszą zapewnić członkom personelu odpowiednie warunki pobytu, aby umożliwić im bezproblemowe spełnianie wszystkich obowiązków zawodowych. Wynik to nie tylko z potrzeby o nienaganne samopoczucie delegowanych, ale tez szeregu przepisów prawnych. Na delegacje wysyłani są zarówno zwykli pracownicy, jak i dyrektorzy czy członkowie zarządu. Koszty związane z podróżami służbowymi można na szczęście do pewnego stopnia zredukować.

Wymagania stawiane pracodawcom

Pracodawca ma obowiązek spełnienia szeregu wymagań względem pracownika przebywającego w delegacji. Kwestia ta dotyczy nie tylko ustalenia odpowiednich wymiarów i norm czasu pracy, ale też okresów odpoczynkowych w ciągu doby, tygodnia lub dłuższego przedziału czasowego. Pracownik przebywający w podróży służbowej musi też otrzymać wynagrodzenie, a także mieć właściwe warunki do pracy. Pracodawca jest zobowiązany do zapewnienia osobom zatrudnionym przede wszystkim bezproblemowego transportu, wyżywienia oraz noclegu. Wszystkie te czynniki generują pewne koszty, które trzeba uregulować. Aby zredukować takie wydatki, warto odpowiednio zaplanować całą delegację i znaleźć sposoby na zaoszczędzenie pod kątem przejazdów, diety czy kwaterunku.

Obniżenie kosztów noclegu

Pracownik przebywający w podróży służbowej ma prawo do wypłaty wynagrodzenia w całkowitym okresie wyjazdu, co obejmuje wszystkie poszczególne jego składniki. Zasady nie odbiegają pod tym względem od tych, które występują przy wykonywaniu pracy w stałym miejscu zatrudnienia. Należy jednocześnie uwzględnić wszelkie premie za nadgodziny, odbywane przez pracownika na delegacji. Sposobem na obniżenie kosztów mogą być odpowiednie noclegi pracownicze, pozwalające na wykonywanie pracy zdalnie. Odpowiednio wyposażony hostel dla pracowników powinien zapewniać dostęp do internetu bezprzewodowego, a także wliczonego w cenę najmu wynagrodzenia. Pracodawca musi ponadto doliczyć do wynagrodzenia dodatek w części niebędącej zwrotem za ponoszone koszty życia, a więc podróż dietę czy właśnie nocleg. Pokoje pracownicze powinny spełniać wszystkie potrzeby pracownika, aby przyczynić się do redukcji wydatków. Takie obiekty pozwalają na zakwaterowanie od kilku do nawet kilkunastu osób.

Obniżenie kosztów transportowych

Koszty wynikające z delegacji w znacznym stopniu pochłaniane są przez sam transport. Dojazd na spotkania biznesowe, targi czy konferencje generuje spore wydatki, dlatego pracodawca powinien bardzo dobrze zaplanować podróż służbową oraz usprawnić cały proces wyjazdu. Wielu przedsiębiorców określa w regulaminie zakładu pracy klasę przejazdów, a także standard kwaterunku. W Polsce celem podróży służbowych bardzo często jest Trójmiasto. Na jego terenie przystępne cenowo mieszkania dla pracowników wynajmuje firma Work Hostels. Odpowiednio zlokalizowane kwatery pracownicze w Gdańsku czy Gdyni mogą się przyczynić do zmniejszenia kosztów transportu, co wynika właśnie z ich atrakcyjnego położenia. Każdy dostępny w zasobach firmy hotel pracowniczy jest też bardzo dobrze wyposażony, dzięki czemu pracodawca nie musi sam się tym zajmować.

Koszty delegacji do Polski

Wiele firm zatrudnia pracowników zagranicznych, którzy są tymczasowo delegowani do Polski. W ich przypadku również kluczowe znaczenie ma zapewnienie odpowiednich warunków pobytu. Zasady podróży służbowych do Polski są ściśle określone w układach zbiorowych pracy, w tym zakładowych oraz ponadzakładoywch. Wytyczne te bazują na ścisłych regulaminach, a także statutach i porozumieniach zbiorowych w zakresie praw i obowiązków obu stron stosunku pracy. Dla tymczasowych pracowników zagranicznych są one praktycznie takie same, jak w przypadku krajowych. Pracodawcy mogą zaoszczędzić na kosztach takich delegacji głównie pod względem zakwaterowania. W tym przypadku również rozwiązaniem jest odpowiednio zlokalizowany i doposażony hostel dla pracowników z niską stawką noclegową, która obejmuje również wszystkie opłaty eksploatacyjne za media czy sprzątanie.